Визнання на території іноземних держав документи, виданих уповноваженими органами України

 що таке апостиль та консульська легалізаці?

Документи, що видані уповноваженими органами України у встановленій формі, визнаються дійсними на території іноземних держав в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом іноземної держави або міжнародним договором України.

Так, консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ.

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлено Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства  закордонних справ  України від 04 червня 2002 року № 113.

В Україні консульська легалізація здійснюється Департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництвами Міністерства закордонних справ на території України. При цьому проходження такої процедури, як правило, потребує попереднього засвідчення документів іншими органами. Наприклад, документи, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, спочатку засвідчуються у Головних територіальних управліннях юстиції, Міністерстві юстиції України, а потім вже подаються до Міністерства закордонних справ України.

Після цього документ подається для подальшого засвідчення в консульській установі держави, на території якої він має бути представлений. Таким чином, документи будуть визнаватися дійсними лише на території однієї іноземної держави. 

Звільняються від консульської легалізації документи у разі, якщо вони будуть представлені на території держави, яка є учасником Гаазької Конвенції від 05 жовтня 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

Єдиною формальною процедурою, яка має місце при застосуванні Конвенції щодо документів, виданих органами реєстрації актів цивільного стану України, - це проставлення на таких документах апостиля компетентним органом України для представлення на території будь-якої держави-учасниці Конвенції.

Апостиль – це спеціальний штамп за установленим Конвенцією зразком, який проставляється на офіційних документах.

Заповнений належним чином апостиль засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ. Наявність такого штампу дає можливість використання документу в усіх країнах – учасницях Гаазької Конвенції.

Апостиль проставляється на офіційних документах, а саме:

• на документах, які виходять від органів судової влади України;
• на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
• на адміністративних документах;
• на документах про освіту та вчені звання;
• на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
• на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Повноваження щодо проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 надані:

Міністерству освіти і науки - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

 Міністерству юстиції - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

 Міністерству закордонних справ - на всіх інших видах документів.

Проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, здійснюється згідно з відповідними Правилами, затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5.

Водночас, якщо проставлення апостиля у Міністерстві освіти та Міністерстві закордонних справ України передбачає звернення заявників безпосередньо до зазначених установ, то прийом документів для проставлення апостиля Мін’юстом здійснюється у всіх регіонах України через фронт-офіси – відділи державної реєстрації актів цивільного стану України.

Так, 11 листопада 2015 року Міністерством юстиції України було видано наказ за №2268/5, яким затверджено Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України. Відповідно до зазначеного Порядку з 20 листопада 2015 року проставлення апостиля здійснюється Міністерством юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів. 

Дотримання процедури легалізації документа або проставлення на ньому апостиля не може вимагатися, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які передбачають інший, спрощений порядок визнання документів.

Зокрема, окремі міжнародні договори, учасником яких є Україна та які регулюють питання правових відносин і міжнародної правової допомоги у цивільних справах, містять положення про те, що офіційні документи, складені або засвідчені компетентним органом однієї договірної сторони є дійсними на території іншої договірної сторони без будь-якого додатково засвідчення.

Наприклад, відповідні договори укладені між Україною та Республікою Болгарія, Естонією, Латвійською Республікою, Литовською Республікою, Республікою Польща, Румунією, Республікою Сербія, Чеською Республікою.