Посвідчувальні написи в нотаріальному процесі

Застосування посвідчувальних написів — елемент нотаріального процесу, який постійно використовують нотаріуси у своїй діяльності. У теорії нотаріального процесу вчинення посвідчувального напису визначається як найбільш поширений у нотаріальній практиці акт, яким нотаріус посвідчує певні, встановлені ним, юридичні факти, та який здійснюється шляхом нанесення нотаріусом на юридичні документи написів спеціального змісту. Правове значення посвідчувального напису в юридичній практиці полягає в тому, що факт, про посвідчення якого вчинено посвідчувальний напис, вважається офіційно встановленим, та може бути підтверджений за необхідності в окремих правовідносинах. Вчиненням посвідчувального напису супроводжується майже кожна нотаріальна дія. Та останнім часом на нотаріусів було покладено чимало обов’язків, які не пов’язані безпосередньо із вчиненням нотаріальних дій, а підготовка до нотаріальної дії обросла величезною кількістю технічних, формальних процедур. Отже, на другий план відійшла суть власне нотаріального процесу, що знаходить своє відображення у посвідчувальних написах. Так, згадаємо визначення поняття нотаріату.

Відповідно до ст. 1 Закону України «Про нотаріат» (далі — Закон) нотаріат — це система органів і посадових осіб, на які покладено обов’язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, передбачені цим Законом, з метою надання їм юридичної вірогідності.

Отже, крім нотаріусів, нотаріальні дії за певних умов можуть вчинятися також: 

• уповноваженими посадовими особами органів місцевого самоврядування у населених пунктах, де немає нотаріусів, згідно зі ст. 37 Закону (вживають заходів щодо охорони спадкового майна; посвідчують заповіти (крім секретних); видають дублікати посвідчених ними документів; засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них; засвідчують справжність підпису на документах; видають свідоцтва про право на спадщину; видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя);
• консульськими установами, дипломатичними представництвами згідно зі ст. 38 Закону (досить широкий перелік нотаріальних дій). До того ж до нотаріально посвідчених прирівнюються: 1) заповіти, посвідчені: головними лікарями, їх заступниками з медичної частини або черговими лікарями цих лікарень, госпіталів, інших стаціонарних закладів охорони здоров’я, а також начальниками госпиталів, директорами або головними лікарями будинків для осіб похилого віку та інвалідів — від осіб, які перебувають на лікуванні у відповідних закладах;
• капітанами суден — від осіб, які перебувають під час плавання на відповідних судах;
• командирами (начальниками) військових частин — від військовослужбовців таких частин;
• начальниками установ виконання покарань та слідчих ізоляторів — від осіб, які тримаються в таких установах та ізоляторах; 2) довіреності, посвідчені: начальниками (або їх заступниками з медичної частини) госпіталів, санаторіїв та інших військово-лікувальних закладів — від осіб, які перебувають на лікуванні в таких закладах;
• командирами (начальниками) військових частин — від військовослужбовців таких частин;
• начальниками установ виконання покарань та слідчих ізоляторів — від осіб, які тримаються в таких установах та ізоляторах;
• посадовою особою органу місцевого самоврядування населеного пункту, де немає нотаріусів, — від осіб, які проживають, в такому населеному пункті (крім довіреності на розпорядження нерухомим майном, транспортними засобами, корпоративними правами);
• також засвідчення начальником установи виконання покарань справжності підпису на документах особи, яка перебуває в такій установі, здійснене відповідно до ст. 78 Закону, прирівнюється до нотаріального засвідчення справжності підпису.

Як бачимо, перелік осіб, які можуть вчиняти нотаріальні дії, не обмежується лише нотаріусами. Та в кожному випадку застосування відповідних посвідчувальних написів є обов’язковим. У результаті проведення комплексного аналізу нормативно-правових актів (Закону України «Про нотаріат», Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, Правил ведення нотаріального діловодства, Порядку вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, Положення про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України, Порядку посвідчення заповітів і доручень, прирівнюваних до нотаріально посвідчених) можна визначити такі етапи вчинення нотаріальної дії:

1. установлення особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії;
2. визначення обсягу / перевірка її дієздатності та правоздатності;
3. установлення волевиявлення та дійсних намірів такої особи;
4. витребування та перевірка необхідних документів та відомостей;
5. складання проекту необхідного документа;
6. підписання документа особою, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії;
7. вчинення посвідчувального напису;
8. реєстрація нотаріальної дії в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту внесення запису про це до реєстру для реєстрації нотаріальних дій. Таким чином, вчинення посвідчувального напису є передостаннім етапом вчинення нотаріальної дії і передбачає, крім викладення тексту самого напису, проставлення реєстрового номера, підпису та печатки нотаріуса/відповідної особи.

Посвідчувальні написи використовуються за формами, встановленими відповідними нормативно-правовими актами:

• Правилами ведення нотаріального діловодства,
• Порядком вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування,
• Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України,
• Наказом Міністерства юстиції України від 31.10.2006 № 83/5 «Про затвердження форм реєстру для реєстрації заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, посвідчувальних написів на них та зразків цих документів».

Це означає, що нотаріус/відповідна особа має застосувати певну форму посвідчувального напису, відобразивши її текст дослівно.

Невірно обрана форма або неправильно викладений текст посвідчувального напису є помилкою. Наприклад, консульські установи/дипломатичні представництва іноді «плутають» посвідчення довіреності та засвідчення справжності підпису, застосовуючи на довіреності посвідчувальний напис про засвідчення справжності підпису довірителя. Це є грубою помилкою, яка порушує суть вчиненої нотаріальної дії та пряму заборону засвідчувати справжність підпису на правочинах.

Варто звернути увагу, що лише Правила ведення нотаріального діловодства (на відміну від актів, що регулюють діяльність інших осіб, які можуть вчиняти нотаріальні дії) містять норму (п. 6.19), яка дозволяє комбінувати посвідчувальні написи, а саме: у разі відсутності необхідних посвідчувальних написів чи свідоцтв, які б відповідали вчинюваній нотаріальній дії, нотаріус може застосовувати ту з форм, яка найбільше відповідає цій нотаріальній дії, із застосуванням окремих елементів інших посвідчувальних написів та свідоцтв. Проте це не означає, що нотаріус може за власним бажанням відступати від наявних форм.

Комбінування посвідчувальних написів допускається, по-перше, лише за відсутності необхідної форми, і, по-друге, із використанням елементів існуючих форм. Наприклад, під час посвідчення договору відчуження нерухомості за участю неповнолітньої особи та юридичної особи буде відбуватись комбінування двох форм посвідчувальних написів: форми № 33 та № 38 додатка 25 до Правил ведення нотаріального діловодства.

Важливо зауважити, що в тексті посвідчувального напису нотаріус в прямо передбачених випадках здійснює додаткові записи. Наприклад, у разі здійснення усного перекладу тексту документа, вчинення нотаріальної дії поза робочим приміщенням нотаріуса тощо.

Загальні вимоги до посвідчувального напису:

• посвідчувальний напис повинен бути викладений зрозуміло, чітко, грамотно, без підчисток. При цьому Правила ведення нотаріального діловодства та Порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування передбачають, що дописки та виправлення, зроблені у тексті посвідчувального напису, застерігаються підписом і печаткою нотаріуса/ відповідної особи із зазначенням дати;
• для застосування посвідчувальних написів можуть використовуватись штампи з відповідним текстом; 
• посвідчувальний напис може викладатись як на лицьовому, так і на зворотному боці документа. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на оформлювальному документі, він має бути продовжений на іншому аркуші (або спеціальному бланку нотаріальних документів, якщо нотаріальна дія вчиняється з використанням таких бланків). При цьому аркуші мають бути скріплені у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання, пронумеровані, їх кількість скріплюється підписом і печаткою нотаріуса/відповідної особи.

Правила ведення нотаріального діловодства містять норму (п. 6.15), згідно з якою, якщо посвідчувальний напис викладається на звороті оформлювального документа, то на лицьовому боці останньої сторінки документа зазначається частина посвідчувального напису, починаючи з найменування міста (селища, району), де працює нотаріус, а на зворотний бік переноситься інша частина найменування. На практиці застосування такого переносу має різний вигляд: або з проставленням частини назви населеного пункту на лицьовому боці першого аркуша (незалежно від того, зі скількох аркушів складається документ), а друга частина назви проставляється на звороті останнього аркуша; або здійснюється перенос назви населеного пункту незалежно від розташування посвідчувального напису. Проте, враховуючи формулювання наведеної норми, правильним вбачається таке здійснення переносу: перенос здійснюється лише тоді, коли тільки посвідчувальний напис переноситься на зворот аркуша, а текст документа по суті закінчується на лицьовому боці.

Використана література: /Вікторія ГОЛОБОРОДЬКО, кандидат юридичних наук, приватний нотаріус Чернівецького міського нотаріального округу /