Порядок отримання дублікату нотаріального документу

Столична юстиція консультує громадян щодо захисту прав у різних життєвих ситуаціях. Зокрема, щодо відновлення втрачених документів. На сьогоднішній день є досить актуальним питання про відновлення втрачених або зіпсованих нотаріальних документів, наприклад, таких як заповіт, договір (дарування, купівлі-продажу, міни тощо), свідоцтво (про право на спадщину, про придбання майна з прилюдних торгів тощо), довіреність…

Відомо, що дублікатом є другий примірник документа, що має таку саму юридичну силу, як і оригінал.

Порядок видачі дублікатів документів, посвідчених або виданих нотаріусами або посадовими особами органів місцевого самоврядування регулюється статтями 8, 34, 53 Закону України «Про нотаріат», розділом І та главою 22 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5.

Видача дубліката документа здійснюється державним нотаріальним архівом. До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат втраченого або зіпсованого документа видається відповідно нотаріусом за місцем його зберігання.

Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у статті 40 Закону України «Про нотаріат».

У разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом, за письмовою заявою:

1.  осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія,
2.  спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавців заповіту - на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу.

Після видачі дубліката, оригінал документу втрачає свою юридичну силу. 

Під час видачі дубліката документу як і при вчиненні будь-якої іншої нотаріальної дії, нотаріус зобов’язаний встановити особу, що звернулась за його отриманням.

Для отримання дубліката документу фізичній особі необхідно подати нотаріусу наступний перелік документів:

• паспорт громадянина України, облікову картку фізичної особи – платника податків;
• представнику особи, для якої вчиняється нотаріальна дія – нотаріально посвідчену довіреність (із зазначенням, що представник має право представляти інтереси особи в органах нотаріату, в тому числі в державному нотаріальному архіві, з правом отримувати дублікати документів);
• інформаційну довідку з бюро технічної інвентаризації (якщо предметом правочину є нерухоме майно);
• довідку з Державного земельного кадастру (якщо правочин стосується земельної ділянки);
• інформаційну довідку з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно щодо об`єкта нерухомого майна.

Як вже було зазначено вище, спадкоємцям дублікат видається виключно на запит нотаріуса, яким заведена спадкова справа.

До запиту нотаріус обов’язково має долучити належним чином засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та документів, які підтверджують родинні відносини спадкодавця зі спадкоємцем. 

Для отримання дубліката документу юридичній особі нотаріусу необхідно надати:

• витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;
• для представника юридичної особи – нотаріально посвідчену довіреність (із зазначенням, що представник має право представляти інтереси особи в органах нотаріату, в тому числі в державному нотаріальному архіві, з правом отримувати дублікати документів) та/або протокол про призначення виконавчого органу (далі – директора);
• паспорт директора;
• статут юридичної особи, або його нотаріально засвідчену копію;
• копію довідки з ЄДРПОУ про присвоєння юридичній особі ідентифікаційного коду;
• інформаційну довідку з бюро технічної інвентаризації (якщо предметом правочину є нерухоме майно);
• довідку з Державного земельного кадастру (якщо правочин стосується земельної ділянки);
• інформаційну довідку з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно щодо об`єкта нерухомого майна.

Також повідомляємо про необхідність сплати державного мита, сплати вартості спеціальних бланків нотаріальних документів, які будуть використані при видачі дублікату та сплати квитанції за додаткові послуги правового характеру державної нотаріальної контори/державного нотаріального архіву.

Вартість послуг приватних нотаріусів визначається на підставі статті 31 Закону України «Про нотаріат» - за домовленістю між нотаріусом та особою, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії.