Вимоги до документів, що надаються нотаріусу

Тема сьогоднішньої статті присвячена вимогам до різних видів документів, які можуть вагомо вплинути на реалізацію ваших прав в випадку виникнення необхідності реєстрації права власності на майно, оформленні спадкових прав, пенсії, тощо. Іноді, одна невірна буква в імені, по-батькові, призводить до тривалих перегонів по інстанціям, нервуванням, а то і до відмови в отриманні документів.

Можна наводити безліч прикладів, коли нотаріальні контори відмовляють у видачі свідоцтва про право на спадщину, тому що громадянин Нестиренко Валерій не може доказати родинний зв’язок з померлим батьком Нестеренко Павлом і звертається до суду про вставлення факту родинного зв’язку між батьком та сином, або в свідоцтві про народження вказано Наталья, а в усіх інших – Наталія, або в правовстановлюючому документі громадянин сам виправив номер будинку з 13 на 11.

Хочу зауважити, що виправляти помилки, навіть якщо вони граматичні, в документах самовільно не можна. Що ж робити в цьому випадку?

По-перше, треба визначити, в яких саме документах допущена помилка. Документи можна розділити на два типи: особисті документи та правовстановлюючі документи.

До особистих документів можна віднести: свідоцтво про народження та інші документи, що видають органи РАЦС, паспорт, військові документи, тощо. Особисті документи, в яких внесені виправлення, не приймаються усіма інстанціями. Цю категорію документів виправляють ті органи, які видали документ. Наприклад, заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, для підтвердження факту родинних стосунків, розглядаються відповідними органами РАЦС, вирішити проблему з виправленнями в паспорті або з паспортом, що «розмалювала» дитина можна тільки шляхом заміни паспорта.

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.

Усі дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом відповідної посадової особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи закреслене.

Таким чином, недоліки в правовстановлюючих документах, які через помилки або перекручення імені, по-батькові чи прізвища громадянина не відповідають даним, що вказані в паспорті, свідоцтві про народження, тощо –виправляє орган, що видав документ. У випадках, коли виправити помилку таким чином неможливо (внаслідок ліквідації компанії, не збереження архівних матеріалів та інше) заявник має право звернутися до суду. Суди компетентні встановлювати факт належності правовстановлюючих документів заявникові.

Не приймаються також порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, не пронумеровані і не скріплені підписом відповідної посадової особи та печаткою юридичної особи, яка видала документ.

Уважливість – єдине, чим ви можете захистити себе та своїх дітей від цієї неприємної проблеми. Порада тут тільки одна – уважно вивчайте документи, особливу увагу звертайте на написання прізвищ, імен, по-батькові, перевіряйте дату та місце народження, уточнюйте прописку. Потративши десять хвилин на звірку документів, ви звільните себе від болісних місяців паперової тяганини та витрати «зайвих» коштів.

Державний нотаріус

Сьомої  київської

державної нотаріальної контори                                                     В.Ю. Гасс